Guide: Så jobbar du mer effektivt

Varför får vi så lite gjort på jobbet? Vilka är de vanligaste tidstjuvarna? De frågorna besvarar effektivitetscoachen Anna Zetterberg, som också ger sina bästa tips på hur man arbetar mer effektivt.

Dessutom berättar egenföretagaren Erica Franzén (bilden) vad hon lärde sig under en eftermiddag med effektivitetscoach.

Anna Zetterberg är VD på företaget Motive.

Anna Zetterberg är VD och grundare av företaget Motive som hjälper företag att arbeta mer effektivt. Hon har besökt en mängd arbetsplatser i Sverige och berättar att vi ägnar väldigt lite tid åt arbete som leder till att vi når våra mål.

– Min uppfattning är att vi ägnar ungefär 10 procent åt värdeskapande arbete, säger Anna Zetterberg. Det är chockerande låga siffror och ofta är skälet att folk planerar fel. Många tänker till exempel tredimensionellt när de planerar. Det vill säga: de fyller sin kalender på höjden, bredden och tvären och tror att det ska fungera; andra planerar inte alls, vilket också leder till ineffektivt arbete.

Varför får vi så lite gjort på jobbet? 

– Den stora anledningen tror jag är att vi lever i ett informationssamhälle – eller informationshelvete som jag kallar det. Det har gjort oss händelsestyrda. Med det menar jag att vi ständigt är uppkopplade och tillgängliga för input. Och varje gång vi får ett SMS, ett telefonsamtal eller ett mail så vill vi reagera på det. Till slut ägnar vi alldeles för mycket energi åt att uppdatera oss om nya saker som dykt upp och som vi inte får glömma.

Vad kan man göra för att bli mer effektiv?

– Jag försöker lära mina kunder att styra sig själva och sin egen tid istället för att låta sig styras av allt runtomkring. Nu för tiden ska ju alla multitaska till exempel, men faktum är att ju fler saker vi gör samtidigt desto mindre effektiva blir vi.

Erica Franzén är VD och inredare på företaget Loft homestaging, och hon har fått lära sig hur viktigt det är att styra sig själv och sin egen tid. På eventet Dreamers & Doers, som det kvinnliga inspirationsnätverket 4Good höll i september tillsammans med bland annat Telia, vann Erica en effektivitetskurs med Anna Zetterberg.

– Man kan säga att jag lärde mig två saker under eftermiddagen med Anna, berättar Erica Franzén. Dels fick jag ett övergripande tänk för hur jag ska planera mitt arbete, och så fick jag några konkreta metoder för hur jag till exempel hanterar min mail på ett effektivt sätt. Men det viktigaste jag tar med mig är nog att försöka avsätta vissa dagar helt åt att arbeta ostört hemifrån. Om jag gör det kan jag undvika att springa omkring och släcka alla akuta eldar som dyker upp, och i stället ägna tid åt att utveckla företaget.

Annas bästa tips till dig som vill jobba effektivare.

  • Samla alla saker du ska göra på ett ställe, till exempel en lista. Då får du en bra översikt över dina åtaganden.
  • Ta dig tid regelbundet för att titta på listan och prioritera vad som är viktigt och vad som är mindre viktigt.
  • Specificera när sakerna ska utföras.
  • Dela upp din dag eller din vecka i olika block, där en del är fokustid. Under den tiden bör du vara nedkopplad och bara fokusera på det som ska utföras just då. När det gäller korta, enklare sysslor kan man ofta göra flera saker samtidigt, men ibland krävs analys och då är det viktigt att hjärnan får arbeta ostört.

Läs mer om samma ämne:

Så blir du mer effektiv på jobbet
Effektivitet inspirerar kollegorna

Undersökning
Hur väl känner du till Telias tjänste- och produkterbjudande? Gradera från 1-5