Så begränsar du projektet

Hur begränsar man sitt projekt på bästa sätt? Vi har tittat närmare på den viktiga projekttriangeln och fått svar från en rad företag som implementerat CRM- och ERP-system.

Många projektledare har redan på projektledarkursen fått lära sig om den viktiga projekttriangeln. Triangeln illustrerar de begränsningar som projektet har och de tre sidorna i triangeln är tid, omfattning och resurser.

Minskas tiden ökar behovet av resurser om omfattningen är stor. Är omfattningen mindre, minskar behovet av tid och resurser och är resurserna små behövs mer tid eller minskad omfattning.

Tittar man på triangeln inser man att allt hör ihop. Om någon av sidorna är orörliga, måste de andra två anpassa sig.

Alltför många projekt missar denna grundläggande princip och missar också att triangelns yta speglar hur bra projektet kommer att lyckas. Ett av de bästa sätten att hantera förväntningar i projekt är att först bestämma vilken, eller vilka av sidorna i triangeln som har högst prioritet. På så sätt går det att begränsa projektet och anpassa sidorna i triangeln för att få ut bästa möjliga resultat.


Viktigt med tydliga avgränsningar

Att det inte bara är viktigt att begränsa, utan även fokusera projekt, vittnar bland annat Katarina Spjuth, gruppchef, Operativt Stöd på Bankgirot om.
Hon menar att det gäller att göra en tydlig kravspecifikation om vad projektet, respektive systemet ska innehålla men också ha en “ändringshanterings-plan”.

– Det är viktigt med tydliga avgränsningar. Under projektets gång ska man ha en ändringshantering där man tydligt är medveten om nyttan med varje ändring, vilken kostnad ändringen får och vilka konsekvenser, säger Katarina Spjuth.

Till sist menar hon att det är särskilt viktigt att sedan ta beslut om ändringen ska godkännas inom projektet eller inte.

Pieter Martinsson, vd på Elof Hansson Bygg-gross, är klar över att grunden är en tydlig kravspecifikation.

– För att få en rimlig, men relativt snabb, process är alla inblandade tvungna att fokusera för att klara sin deadline i tid.

Det finns även andra sätt att nå målet.

– Man måste ha fokus på ”musts”. Dessutom är det viktigt att ha en solklar Change Management-process. Man måste också prioritera “milestones” högre än både “content” och funktion, säger Tomas Bräne, CIO på Camfil Farr.

Till sist finns det ett tips från Peter Persson, it-direktör på MECA-koncernen, som inte bara fungerar på it-projekt. Hans lösning fungerar även för många andra ändamål.

– Stycka projektet i flera mindre leveranser. Dessutom är det viktigt att kommunicera och säkerställa tillgänglighet på resurser, säger Peter Persson.

I arbetet med att implementera ett nytt system i sin verksamhet är det viktigt att man från start av projektet till slutlig driftsättning av systemet arbetar utifrån en väl utvecklad projektmetodik.

SureStep är en metodik speciellt framtagen för implementering av Microsoft Dynamics. Projektmetodiken fungerar som en avancerad checklista med kontrollpunkter och ger en ökad säkerhet genom projektets olika faser och minskar risken för otrevliga överraskningar och oväntade kostnader.

Vill du veta mer om hur du sållar i informationen? Läs om hur du snabbt får grepp om vad som händer och vilka trender som gäller.